PASO 1: Obligaciones legales
COMENZAMOS LA REFORMA
Antes de empezar, ten claro qué tipo de reforma estás buscando, para así conceptualizar el negocio y procurar una mejor relación entre el producto que quieres vender y el diseño del local.
Comerciantes > La Guía PASO A PASO
PASO 2: Tu relación con los profesionales: técnicos y constructores. ¿En qué puede ayudarte cada uno?
Proyecto: técnicos / arquitectos
Presupuesto: constructor
PASO 4: Materiales e instalaciones. Reflexiones sobre las consecuencias económicas y de calidad ambiental que trendrán las decisiones que se tomen
PASO 5: Presupuesto
Si se han seguido cada uno de los pasos se habrá conseguido controlar la obra del local sin demasiadas incidencias.
Lo importante es poder rodearse de un equipo profesional y de confianza que esté a la altura y listo para adelantarse a cualquier posible problema.
Durante toda la reforma es importante contar con un único técnico que dirija todo el proceso: proyecto ejecutivo, aspectos legales, licencias, coordinación facultativa de la obra y control de ejecución.
Si seguimos todas estas recomendaciones, desde la elección del local, hasta su decoración y su reforma, será más sencillo contar con un punto de venta adecuado para desarrollar nuestra actividad.
Rodearse de profesionales a la hora de embarcarnos
en la obra de nuestro local es básico para
no encontrarse con sopresas negativas
Elige a profesionales con experiencia contrastada en la reforma de LOCALES COMERCIALES y con capacidad para desarrollar con solvencia los trabajos, quizás no sean los más baratos pero el valor del conocimiento no tiene precio.
Diseñar bien la reforma, de tal modo que se adapte a las necesidades y aprovechando al máximo los espacios, no es fácil y contar con el conocimiento de un profesional será seguramente imprescindible, en algunos casos, en función de la importancia de la obra, la normativa obliga a ello.
También necesitarás contar con un contratista que ejecute la obra o bien con una serie de profesionales de diferentes oficios, si este fuera el caso su coordinación será una dificultad añadida.
Todas estas relaciones deberás formalizarlas con los respectivos contratos de prestación de servicios y/o de ejecución de obra; en este aspecto puede resultar muy provechoso, contar con un buen asesoramiento jurídico.
Tu relación con el técnico. Ten en cuenta que tendrás que contratar a uno o varios técnicos (arquitectos) que deberán realizar los siguientes servicios para ti:
1. Redacción del proyecto de reforma
2. Redacción del Estudio de Seguridad y Salud
3. Será el encargado de dirigir la obra y coordinar su ejecución con el contratista
4. Coordinación de seguridad y salud
5. Redacción del certificado final de obra
Tu relación con contratista. Toda relación entre comerciante y constructor ha de ser a través del técnico. Es muy importante no buscar al contratista antes de tener el proyecto técnico en mano.
Dejarse aconsejar por el técnico para elegir presupuestos de diferentes constructores, quien los estudiará y comparará de forma pormenorizada.
No siempre el más barato a priori acaba saliendo el más rentable.
El contrato de obra es aquel documento por el que una de las partes se obliga respecto de la otra a obtener un determinado resultado con su propia actividad, organización y medios, asumiendo su propio riesgo, y la otra a pagar por ello un precio cierto.
Notas que caracterizan al contrato de obra:
1. Es un contrato consensual.
2. Es un contrato bilateral, en cuanto que las partes que intervienen son dos; por un lado, el contratista o constructor y, por otro lado, el dueño de la obra o comitente.
3. Es un contrato sinalagmático, en cuanto que existen derechos y obligaciones para ambas partes contratantes.
4. Es un contrato de resultado y no de actividad.
5. Es un contrato de tracto sucesivo, en cuanto que su cumplimiento requiere la ejecución de diversas prestaciones.
6. Es un contrato conmutativo, en cuanto que las prestaciones se miran como equivalentes.
7. El constructor obtiene el resultado convenido con su propia actividad, organización y medios
8. Es un contrato donde el constructor asume los riesgos de su actividad hasta la entrega de la obra.
9. El constructor realiza su actividad a cambio de un precio cierto.
La elaboración de contratos se basará en las normativas relacionadas con las actuaciones de los agentes implicados (la LOE, los pliegos de condiciones, tanto el general, como los particulares, así como los manuales de buenas prácticas constructivas... redactado de acuerdo al tipo de proyecto y a sus especificaciones particulares, si es que las hubiese)
Los contratos deben ser claros, concretos y concisos, intentando solventar todas las posibles situaciones entre la propiedad y el contratista, evitando las sorpresas que podrían frustrar la iniciativa comercial.
A continuación se exponen algunos ejemplos, pero es aconsejable evitar las plantillas y modelos establecidos, puesto que cada proyecto es diferente.
Ejemplo de contratos
PASO 3: Los contratos. ¿Qué tipo de contratos deberás firmar con cada una de las personas implicadas en la reforma del local?
Lo bonito no tiene porqué ser caro. Piensa que no debes realizar una reforma “para toda la vida”, al final la tienda es un escenario en el que vas a representar una obra y que al público necesitarás ofrecerle cambios de todo tipo a medida que transcurra el tiempo y esos cambios costarán más o menos dinero en función de cómo hayas configurado las instalaciones de tu establecimiento; en el momento de realizar esas reinversiones, las primeras deberán estar ya amortizadas para que no penalicen tu Cuenta de Explotación.
Por otra parte la relación funcionalidad/decoración será importante, el local ha de facilitar la vida a los trabajadores que vayan a desarrollar TODOS LOS DÍAS, durante muchos días su trabajo en el local. La originalidad es muy importante pero no ha de estar reñida con la operatividad.
Cuanto más tiempo pase el cliente en el establecimiento más probabilidad existe de que compre; para ello no sólo ha de ser atraído por la tienda y tener fácil acceso, sino que también ha de sentirse cómodo en él.
Las instalaciones ayudarán mucho para lograrlo, tanto las más básicas (temperatura, iluminación) como otras menos relevantes pero también decisivas (imagen, decoración, sonido).
El mantenimiento de todas ellas será significativo en cuanto a los gastos fijos que tengas que soportar y por lo tanto el equilibrio entre su aportación a la generación de ingresos como su influencia sobre el conjunto de los gastos, ha de tenerse muy en cuenta.
Elige bien, considera la relación entre la inversión, el mantenimiento y su influencia en los resultados de la venta.
Cuando se usan materiales apropiados, con un diseño de la envolvente acorde con la orientación en la que se encuentran se consigue una eficiencia energética que se traduce en un consumo y un mantenimiento mínimos y por lo tanto una mayor rentabilidad del negocio.
Antes de iniciar cualquier trabajo debes disponer de presupuestos detallados, que no dejen ningún imponderable sin contemplar, de tal modo que en el momento de la liquidación no existan conceptos indeterminados o confusos.
Solicita varios presupuestos sobre conceptos y calidades que resulten fácilmente comparables. El que finalmente elijas no olvides de incorporarlo al contrato como parte del mismo.
Como orientación, ten en cuenta los siguientes aspectos a la hora de incluirlos en un presupuesto:
- Demolición
- Superficie de fachada
- Superficie de tabiques
- Suelos y techos
- Acabados interiores
- Instalación de sanetamiento y fontanería
- Instalación eléctrica
- Instalación de la ventilación
Estos son sólo algunos conceptos básicos a la hora de definir un prespuesto para una reforma del local, ten en cuenta que cada proyecto presentará unas peculiaridades que influirán en el total del presupuesto.
Una vez el técnico te entregue el proyecto de la reforma (si fuese necesario) es hora de que el contratista realice el presupuesto definitivo.
No es preciso que domines la normativa que afecta a la reforma de un local, pero como empresario sí has de saber algunas cosas, conocer el alcance de algunos conceptos para poder entenderte con los profesionales que te asesorarán, ser consciente de las obligaciones que tienes con la administración; evitarás problemas, sanciones y sobre todo pérdidas de tiempo.
Realizar unas estimaciones previas sobre el importe que puede alcanzar una reforma puede ayudarnos a no perder tiempo y a no hacérselo perder a los demás; evita contraer obligaciones innecesarias, tú conoces a través de tu Modelo de Negocio y tu Plan de Viabilidad hasta dónde puedes invertir y las consecuencias de tus decisiones.
Seguramente no dispongas de la información necesaria para valorarlo pero existen herramientas que pueden ayudarte.
PASO 6: Herramienta de cálculos estimativos
PASO 7: Relaciones contractuales. Contratos o ejecución por administración
Decidir si la reforma se encargará a una empresa contratista o se realizará por administración, contratando directamente a los profesionales de los diferentes oficios que deban intervenir en la reforma, no es algo sencillo y puede tener mucha trascendencia.
La disponibilidad personal, los conocimientos, el tiempo disponible para realizar los trabajos y el parecer de los técnicos que hayan definido la reforma, son aspectos que han de pesar en la decisión; querer ahorrar no siempre resulta lo más oportuno.
En cualquier caso las relaciones han de quedar formalizadas en un contrato al que se incorpore el proyecto a realizar, el presupuesto y todos los aspectos que pueden llegar a tener trascendencia en la relación que se establece; piensa no sólo en lo posible y probable que pueda ocurrir sino sobre todo en lo posible e improbable, seguramente esto último sea lo que pueda llegar a complicar la relación.
Procura en lo posible evitar modelos de contratos; lo mejor, contar con un profesional del Derecho que redacte un contrato ex profeso para la obra o el servicio a contratar.